• 大型会议注意事项及流程

    一、大型会议注意事项及流程

    1、前期的筹备。 确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。

    2、根据会议层次及预算,考察会议场所及其配套餐饮、住宿、 外部环境等,以选择较佳场所。 人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。

    3、会议通知一定要落实到人。

    4、会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开 该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。

    5、准备会议需要的文件资料。

    6、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次避免 重复。

    7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人 员信息表和其他相关辅助文件资料。

    8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订 顺序。

    9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等, 并与会前安排妥当。

    10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字,会议 的主题等。大约提前3-5 天制作好,横幅文字大小要适中,一般 为红底白字。

    11、制作 PPT 或音乐、MV 等宣传资料,用于会前空闲时间及中 场休息时间循环播放;

    12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合 影的应提前联络摄影师、确 定合影场所、安排确认前排座次。 有安排会议聚餐的应 定聚餐菜单。

    二、会场的布置及接待。

    1、悬挂会场横幅

    2、主席台的安排(几个人,座次怎样安排,有桌签的需提前摆 放好。主席台有台花的,也需提前购买、布置到位,会议期间注 意喷水保养。)

    3、会场椅子、凳子是否够用,怎样安排。注意会场卫生、温度、 通风、外部噪声等环境。

    4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

    5、测试话筒、音响、LED 屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、 照相机等设备是否能正常使用

    6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员 引导。

    7、举行颁奖仪式的,奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领 奖人员上台路线和现场拍照。

    8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。

    9,明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部 特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。

    10、会议期间应安排人员在会场值班。

    三、会议的过程。

    1、会议主持人要随时掌握现场进展,必要时予以调整。

    2、会场服务人员具体要求。(1 着装得体。2 动作要轻、慢、柔、 避免快、重。如女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。 注意礼貌。

    3、主持人要避免走动(如有特急的事情,可以通过 写纸条的形式来传递)。 会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在 会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 其他注意事项(如安排会议旅游、办理返程车票等)。

    四、会议结束后续工作

    1、协调延时退房、用餐等问题。

    2、清理会议现场,检查有无**物品、资料等。

    3、办理会议结算、报销事项。

    4、总结、反馈办会经验和不足。 


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